เมื่อวันที่ 4–5 กรกฎาคม พ.ศ. 2569 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา จัดโครงการอบรมหลักสูตร “เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานเอกสารและงานสารบรรณอย่างมืออาชีพ” รุ่นที่ 4 ณ โรงแรมตรัง กรุงเทพมหานคร โดยมีบุคลากรและผู้ปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณและการจัดการเอกสารจากหน่วยงานต่าง ๆ เข้าร่วม เพื่อยกระดับความรู้ ความเข้าใจ และทักษะในการปฏิบัติงานสารบรรณและการบริหารเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้มีมาตรฐาน ถูกต้อง และสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

โครงการดังกล่าวเกิดขึ้นจากการทบทวนกระบวนการดำเนินงานด้านงานสารบรรณของมหาวิทยาลัย ซึ่งพบว่าบุคลากรจากแต่ละหน่วยงานยังมีความเข้าใจและรูปแบบการจัดทำเอกสารที่แตกต่างกัน ส่งผลให้เกิดความคลาดเคลื่อน ความล่าช้าในการรับ-ส่งเอกสาร และข้อผิดพลาดในขั้นตอนการปฏิบัติงาน มหาวิทยาลัยจึงกำหนดให้การพัฒนาศักยภาพบุคลากรด้านงานสารบรรณเป็นกลไกสำคัญในการลดความเสี่ยงจากการบริหารเอกสาร ยกระดับความรวดเร็ว และเสริมสร้างระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพขององค์กร

การอบรมมุ่งเน้นทั้งความรู้ด้านระเบียบงานสารบรรณ การเขียนหนังสือราชการ เทคนิคการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ตลอดจนการประยุกต์ใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ในยุคดิจิทัล ผู้เข้าร่วมได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์ วิเคราะห์กรณีศึกษาข้อผิดพลาดที่มักพบในการปฏิบัติงานจริง และร่วมกันพัฒนาแนวทางการจัดทำเอกสารให้เป็นไปตามมาตรฐานเดียวกัน

ภายหลังการอบรม บุคลากรได้นำองค์ความรู้ไปประยุกต์ใช้ในการปรับปรุงกระบวนงานสารบรรณ เช่น การลดขั้นตอนการเสนอหนังสือ การจัดทำแบบฟอร์มเอกสารมาตรฐาน และการสับเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Saraban ในการรับ-ส่งและอนุมัติเอกสาร ส่งผลให้การดำเนินงานมีความถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

หน่วยงานที่เข้าร่วมยังได้พัฒนาแนวปฏิบัติร่วมกันในการบริหารจัดการเอกสาร พร้อมจัดทำหรือปรับปรุงคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานสารบรรณ (SOP) และคู่มือการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้บุคลากรใช้เป็นแนวทางเดียวกัน ลดปริมาณการใช้กระดาษ (Paperless) และเพิ่มความชัดเจนในการปฏิบัติงาน

ผลจากการดำเนินโครงการช่วยให้การบริหารจัดการงานสารบรรณของมหาวิทยาลัยมีความน่าเชื่อถือ โปร่งใส และลดข้อผิดพลาดในการหนังสือราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถอนุมัติและสั่งการได้อย่างรวดเร็ว ทั้งนี้ ควรเพิ่มเติมหลักฐานเชิงประจักษ์ เช่น ระยะเวลาการส่งมอบเอกสารที่ลดลง ปริมาณการใช้กระดาษที่ลดลง หรือระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการที่เพิ่มขึ้น

นอกจากผลลัพธ์ด้านการปฏิบัติงานแล้ว โครงการยังนำไปสู่การสร้างเครือข่ายผู้ปฏิบัติงานสารบรรณภายในมหาวิทยาลัย เกิดการแลกเปลี่ยนแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practices) การให้คำปรึกษาแก่บุคลากรใหม่ และการร่วมกันแก้ปัญหางานเอกสารระหว่างหน่วยงาน ซึ่งช่วยลดการทำงานแบบแยกส่วนและสร้างมาตรฐานการบริหารเอกสารที่สอดคล้องกันทั้งองค์กร

มหาวิทยาลัยมีแผนติดตามผลการนำองค์ความรู้ไปใช้เพื่อต่อยอดกระบวนการทำงาน เช่น การประเมินคุณภาพงานหนังสือราชการ การตรวจสอบการลดใช้กระดาษในแต่ละหน่วยงาน และการจัดประชุมเครือข่ายผู้ปฏิบัติงานสารบรรณอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำผลประเมินมาปรับปรุงระบบงานและพัฒนาศักยภาพบุคลากรต่อไป

การดำเนินงานครั้งนี้สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) ขององค์การสหประชาชาติ ใน 3 มิติสำคัญ ได้แก่:

SDG 16: สันติภาพ ความยุติธรรม และสถาบันที่เข้มแข็ง – มุ่งเน้นการพัฒนาองค์กรให้มีประสิทธิภาพ โปร่งใส และตรวจสอบได้ ผ่านระบบการบริหารงานสารบรรณที่มีมาตรฐานและถูกต้องตามกฎระเบียบ

SDG 12: การผลิตและการบริโภคที่ยั่งยืน – สนับสนุนการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ช่วยลดการใช้กระดาษ ลดการใช้พลังงาน และบริหารจัดการทรัพยากรธรรมชาติอย่างคุ้มค่า

SDG 4: การศึกษาที่มีคุณภาพ – ส่งเสริมการเรียนรู้ตลอดชีวิต (Lifelong Learning) ผ่านการพัฒนาทักษะและความรู้ (Upskill / Reskill) ให้แก่บุคลากร เพื่อยกระดับสมรรถนะการทำงานในยุคดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง

มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทามุ่งมั่นนำผลจากการพัฒนาบุคลากรครั้งนี้ไปต่อยอดสู่การยกระดับระบบบริหารจัดการองค์กร เพื่อขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไปสู่การเป็นองค์กรดิจิทัล แห่งการเรียนรู้ และการพัฒนาที่ยั่งยืนต่อไป