สวนสุนันทายกระดับงานสารบรรณสู่ระบบดิจิทัล พัฒนา e-Saraban และมาตรฐานเอกสารเดียวกันทั้งองค์กร

เมื่อวันที่ 4–5 กรกฎาคม พ.ศ. 2569 กองคลัง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา จัดโครงการอบรมหลักสูตร “เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานเอกสารและงานสารบรรณอย่างมืออาชีพ” รุ่นที่ 4 ณ โรงแรมตรัง กรุงเทพมหานคร โดยมีบุคลากรและผู้ปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณและการจัดการเอกสารจากหน่วยงานต่าง ๆ เข้าร่วม เพื่อยกระดับความรู้ ความเข้าใจ และทักษะในการปฏิบัติงานสารบรรณ รวมถึงการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้มีความถูกต้อง เป็นระบบ และสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

การดำเนินโครงการเกิดจากการทบทวนกระบวนงานภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งพบว่าหน่วยงานต่าง ๆ ยังมีแนวทางการจัดทำ การรับ–ส่ง และการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกัน ส่งผลให้เกิดความคลาดเคลื่อน ความล่าช้า และข้อผิดพลาดในกระบวนการทำงาน มหาวิทยาลัยจึงให้ความสำคัญกับการพัฒนาศักยภาพผู้ปฏิบัติงานควบคู่กับการปรับระบบงาน เพื่อสร้างมาตรฐานการบริหารเอกสารที่เป็นหนึ่งเดียวทั้งองค์กร

การอบรมครอบคลุมทั้งระเบียบงานสารบรรณ การเขียนหนังสือราชการ เทคนิคการจัดเก็บและค้นหาเอกสาร ตลอดจนการประยุกต์ใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านจากกระบวนงานที่พึ่งพาเอกสารกระดาษไปสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น ผู้เข้าร่วมได้ร่วมกันวิเคราะห์กรณีข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงานจริง แลกเปลี่ยนแนวทางแก้ไข และพัฒนารูปแบบการจัดทำเอกสารให้สอดคล้องกันระหว่างหน่วยงาน

ภายหลังการอบรม หน่วยงานที่เข้าร่วมได้นำองค์ความรู้ไปปรับปรุงกระบวนงานสารบรรณ เช่น การลดขั้นตอนการเสนอหนังสือ การจัดทำแบบฟอร์มมาตรฐาน การเพิ่มการใช้ระบบ e-Saraban สำหรับการรับ–ส่งและอนุมัติเอกสาร รวมถึงการจัดทำหรือปรับปรุงคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน (SOP) และคู่มือการใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานในแนวทางเดียวกัน ลดความซ้ำซ้อน และลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการบริหารเอกสาร

การพัฒนาระบบงานดังกล่าวยังช่วยสนับสนุนการบริหารจัดการองค์กรบนฐานข้อมูลและเอกสารที่สามารถตรวจสอบได้ มีเส้นทางการรับ–ส่งที่ชัดเจน และช่วยให้ผู้บริหารสามารถพิจารณา อนุมัติ และสั่งการได้รวดเร็วขึ้น ซึ่งเชื่อมโยงกับ SDG 16: สันติภาพ ความยุติธรรม และสถาบันที่เข้มแข็ง (Peace, Justice and Strong Institutions) ในมิติของการพัฒนาสถาบันให้มีประสิทธิผล โปร่งใส มีความรับผิดชอบ และลดความคลาดเคลื่อนในกระบวนการบริหารงาน

ขณะเดียวกัน การลดการใช้เอกสารกระดาษและการเพิ่มสัดส่วนการทำงานผ่านระบบ e-Saraban ยังสามารถเชื่อมโยงกับ SDG 12: การผลิตและการบริโภคที่ยั่งยืน (Responsible Consumption and Production) ในมิติของการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ หากมหาวิทยาลัยสามารถแสดงข้อมูลเชิงประจักษ์ เช่น ปริมาณกระดาษที่ลดลง จำนวนเอกสารที่เปลี่ยนเป็นดิจิทัล หรือสัดส่วนหน่วยงานที่ใช้ e-Saraban อย่างเต็มรูปแบบ

โครงการนี้จึงไม่ควรนำเสนอเพียงในฐานะกิจกรรมอบรมบุคลากร แต่ควรสะท้อนว่าเป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงระบบบริหารงานของมหาวิทยาลัยจากการพัฒนาทักษะรายบุคคลไปสู่การสร้างมาตรฐานร่วม การพัฒนาระบบดิจิทัล และการลดขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของการยกระดับประสิทธิภาพและธรรมาภิบาลในระดับสถาบันอย่างต่อเนื่อง"